APA ITU

PETA PROSES BISNIS

Pengertian Proses Bisnis

Peta proses bisnis merupakan aset terpenting organisasi yang mengumpulkan seluruh informasi kedalam satu kesatuan dokumen atau database organisasi. Dengan demikian, menjadi sebuah keniscayaan untuk melibatkan seluruh elemen organisasi dalam penyusunan peta proses bisnis untuk memastikan akurasi dan kelengkapan dari proses bisnis yang digambarkan sesuai dengan rencana strategis organisasi.

Hirarki Proses Bisnis

Peta proses bisnis yang dimiliki instansi pem erintah , berdasarkan tingkatannya dimulai dari peta proses bisnis level 0, level 1, sampai dengan peta proses bisnis level ke n, dapat dijelaskan sebagai berikut:

A. Level 0

Merupakan peta proses bisnis yang memuat selu ruh pr oses bisn is instansi pemerintah yang terdiri dari proses bisnis utama, proses bisnis manajemen , dan proses bisnis pendukung. Peta proses bisnis level 0 merupakan turunan langsung dari visi, misi, serta tujuan yang ingin dicapai. Di dalam menentukan peta proses bisnis level 0, mengacu kepada dokumen rencana strategis organisasi, dokumen tugas dan fungsi organisasi, serta dokumen pendukung lainnya yang menggambarkan keluaran utama yang dibutuhkan oleh pemangku kepentingan .

B. Level 1

Merupakan penjabaran lebih rinci dari peta proses bisnis level 0. Pada level ini digambarkan proses rinci yang dilakukan oleh masing-masing proses di level 0. Level 1 menggambarkan peta proses bisnis yang dilakukan oleh unit organisasi dan keterhubungan antara satu proses dengan proses lainnya.

C. Level Selanjutnya (Level n)

Merupakan penjabaran lebih rinci dari masing-masing proses yang ada di level 1.

Tahapan Penyusunan Proses Bisnis

Penyusunan peta proses bisnis dilakukan melalui 3 (tiga) tahapan, yaitu:

Tahapan Dalam Menyusun Proses Proses Bisnis

Setiap Instansi Pusat menyusun Proses Bisnis berdasarkan pada Arsitektur SPBE Instansi Pusat sedangkan Pemerintah Daerah menyusun Proses Bisnis berdasarkan pada Arsitektur SPBE Pemerintah Daerah. Dalam penyusunan Proses Bisnis, pimpinan Instansi Pusat berkoordinasi dan dapat melakukan konsultasi dengan Kemenpan-RB sedangkan Kepala Daerah berkoordinasi dan dapat melakukan konsultasi dengan Kementerian PAN-RB dan Kementerian Dalam Negeri. Penyusunan peta proses bisnis dilakukan melalui 3 (tiga) tahapan, yaitu:

A. Tahap Persiapan dan Perencanaan

Langkah awal penyusunan peta proses bisnis yaitu melakukan inventarisasi rencana kerja jangka panjang, rencana kerja tahunan, visi, misi, tujuan dan sasaran sehingga dapat diketahui aktivitas-aktivitas (proses kerja) yang ada. Tahapan ini dilakukan sebanyak tiga tahapan.

1.Pengumpulan Informasi
Tahap pengumpulan informasi terdiri dari informasi primer dan informasi sekunder. Informasi primer adalah informasi yang didapatkan melalui proses wawancara langsung ke penanggung jawab proses.

2. Tahap Pengembangan
Dalam tahap ini akan dilakukan penyusunan peta proses bisnis organisasi atau business process mapping. Untuk dapat membangun pemetaan proses bisnis organisasi yang representatif, maka diperlukan pengetahuan dan pemahaman mengenai proses yang akan dipetakan.

3. Penyusunan Peta Proses Bisnis Menggunakan Level Atau Tingkatan.
Peta Proses Bisnis merupakan keseluruhan rangkaian alur kerja yang saling berhubungan dalam rangka mencapai visi, misi, dan tujuan. Penyusunan peta proses bisnis dimulai dari visi, misi, dan tujuan yang kemudian diturunkan ke dalam fungsi dan proses bisnis untuk mencapainya.

B. Penyusunan Peta Proses Bisnis

Tahap-tahap yang dapat ditempuh untuk memetakan proses di dalam sebuah organisasi menggunakan jenis gambar peta adalah sebagai berikut:

1	Identifikasi ruang lingkup organisasi yang akan dipetakan berdasarkan mandat dari visi, misi dan tujuan Instansi;
2	Analisis sasaran strategis dalam Rencana Strategis dan dijabarkan menjadi daftar kegiatan;
3	Kategorikan kegiatan ke dalam rumpun kegiatan/proses kerja menjadi peta proses bisnis;
4	Setiap kelompok peta proses diuraikan dalam peta sub proses;
5	Setiap peta sub proses menjadi dasar untuk menyusun peta lintas fungsi (cross functional) yang menggambarkan rangkaian kerja suatu proses beserta unit organisasi untuk dapat membuat peta lintas fungsi yang jelas, maka diperlukan peta hubungan (relationship map) yang menggambarkan pelaku sesuai struktur organisasi untuk setiap sub proses yang ada; dan
6	Berdasarkan peta lintas fungsi (cross-functional map) SOP dapat dibuat dengan rincian siapa, melakukan apa, dengan cara bagaimana (metode), kriteria yang harus dipenuhi, dan mutu baku.

C. Tahap Penerapan/Implementasi

Penerapan peta proses bisnis dikendalikan oleh unit organisasi yang secara fungsional membidangi tatalaksana. Penerapan peta proses bisnis meliputi:

1	Pengesahan Peta Proses Bisnis.
2	Pendistribusian Peta Proses Bisnis.
3	Penyimpanan, Penempatan dan Pemanfaatan Peta Proses Bisnis.
4	Perubahan Peta Proses Bisnis.

D. Tahap Pemantauan dan Evaluasi

Evaluasi atas peta proses bisnis yang telah diimplementasikan menjadi dasar perbaikan dan peningkatan peta proses bisnis dan dilakukan untuk memastikan implementasi dari proses bisnis yang mampu memicu kinerja yang diharapkan.

Penyusunan peta proses bisnis merupakan bagian dari penataan tata laksana dimaksudkan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas sistem, proses, dan prosedur kerja yang jelas, efektif, efisien dan terukur. Penyusunan peta proses bisnis menjadi salah satu faktor suksesnya pelaksanaan reformasi birokrasi. Instansi Pusat maupun Daerah dapat bekerja sama dengan Tenaga Ahli dari pihak ketiga yang berpengalaman untuk melakukan pendampingan penyusunan Proses Bisnis SPBE dengan hasil yang terbaik. Altha Consulting melalui unit Altha SPBE dapat menjadi solusi kolaborasi dengan pihak ketiga dalam membantu penerapan SPBE di Instansi Anda.

Service Desk

Bagi pengguna Si-Probis yang mengalami kendala atau permasalahan dalam pengguna Aplikasi dapat menghubungi

Alamat:
Jalan Gatot Subroto
Kawasan Dinas Kominfo-SP, Polewali Mandar, Kec. Polewali, Kota Polewali Mandar, Sulawesi Barat

Email:
dinaskominfosp@polmankab.go.id